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Formatar folhas de dados

No Access o aspecto padrão das folhas de dados é o fundo branco e linhas cinzentas, mas para quem não gosta do aspecto normal, podemos alterar o aspecto da seguinte forma:

  1. Depois de abrir a folha de dados que quer alterar vamos ao menu Formatar e escolhemos Folhas de dados.
  2. Irá aparecer o quadro formatação de folhas de dados. Na primeira opção temos o efeito das células, que pode ser plano, alto relevo e baixo relevo. As duas últimas opções só nos permitem obter um aspecto de alto ou baixo relevo e não podemos escolher mais nada, é na opção plano que poder escolher mais efeitos.
  3. A segunda opção é Linhas de grelha o que nos permite escolher se queremos as linhas verticais ou horizontais activas ou não.
  4. Cor de fundo: tal como o nome diz serve para escolher a cor das células é só escolher uma da lista.
  5. Cor das linhas de grelha: é a mesma função que no número anterior mas para as linhas de grelha.
  6. Estilos de limite e de linha: permite alterar o aspecto das linhas de grelha, do sublinhado do cabeçalho da coluna e o estilo do limite da folha de dados. Na lista da esquerda escolhemos a linha que queremos alterar e na lista da direita o estilo de linha.
  7. Direcção: aqui podemos alterar a forma como os campos se apresentam em termos de ordem, podemos ter a direcção normal que é da esquerda para a direita ou podemos escolher da direita para a esquerda o que vai trocar a ordem dos campos e encostar à parte direita da folha de dados. O que podemos verificar na imagem 2. Nota: esta alteração só pode ser feita em tabelas e não em folhas de dados nos formulários.

Imagem1:

Imagem 2:

imagem2

Relacionamentos numa base de dados

Depois de ter estabelecido diferentes tabelas para cada assunto na sua base de dados, você precisa de uma maneira de informar ao Microsoft Access como reunir novamente essas informações. O primeiro passo nesse processo é definir os relacionamentos entre as suas tabelas. Depois de ter feito isso, você pode criar consultas, formulários e relatórios para exibir informações provenientes de várias tabelas de uma vez.

Como funcionam os relacionamentos?

Um relacionamento um-para-muitos
O relacionamento um-para-muitos é o tipo mais comum de relacionamento. Num relacionamento um-para-muitos, um registo na Tabela A pode ter muitos registos coincidentes na Tabela B, mas um registo na Tabela B tem um só registo coincidente na Tabela A.

Um relacionamento muitos-para-muitos
Num relacionamento muitos para-muitos, um registo na Tabela A pode ter muitos registos coincidentes na Tabela B, e um registo na Tabela B pode ter muitos registos coincidentes na Tabela A. Esse tipo de relacionamento só é possível definindo-se uma terceira tabela (denominada tabela de associação) cuja chave primária consista em dois campos as chaves estrangeiras provenientes tanto da Tabelas A como da B. Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos são dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela. Por exemplo, a tabela Pedidos e a tabela Produtos têm um relacionamento muitos-para-muitos que é definido criando-se dois relacionamentos um-para-muitos para a tabela Detalhes do Pedido.

Um relacionamento um-para-um
Em um relacionamento um-para-um, cada registo na Tabela A pode ter somente um registo coincidente na Tabela B, e cada registo na Tabela B pode ter somente um registo coincidente na Tabela A. Esse tipo de relacionamento não é comum, pois a maioria das informações assim relacionadas estaria em uma só tabela. A utilização de um relacionamento um-para-um é recomendada quando você deseja dividir uma tabela com muitos campos, isolar parte de uma tabela por segurança ou armazenar informações que se apliquem somente a um subconjunto da tabela principal. Pode ser que você queira, por exemplo, criar uma tabela para registar os funcionários que participam de um jogo de futebol para levantamento de fundos.

Definindo relacionamentos
Você define um relacionamento adicionando as tabelas que deseja relacionar com a janela Relacionamentos e, em seguida, arrastando o campo chave de uma tabela e soltando-o no campo chave da outra tabela.
A espécie de relacionamento que o Microsoft Access cria depende de como os campos relacionados são definidos:
• Um relacionamento um-para-muitos é criado quando somente um dos campos relacionados é uma chave primária ou tem um índice exclusivo.
• Um relacionamento um-para-um é criado quando ambos os campos relacionados são chaves primárias ou têm índices exclusivos.
• Na verdade, um relacionamento muitos-para-muitos são dois relacionamentos um-para-muitos com uma terceira tabela cuja chave primária consiste em dois campos  as chaves estrangeiras das outras duas tabelas.
Observação Se você arrastar um campo que não seja uma chave primária e que não tenha um índice exclusivo para um outro campo que não seja uma chave primária e não tenha um índice exclusivo, será criado um relacionamento indeterminado. Em consultas que contenham tabelas com um relacionamento indeterminado, o Microsoft Access exibe uma linha de associação padrão entre as tabelas, mas a integridade referencial não é imposta e não há garantia de que os registos sejam exclusivos em cada tabela.

Normalização ( Escolha de chaves primárias )

É o processo formal passo a passo que examina os atributos de uma entidade, com o objectivo de evitar anomalias observadas na inclusão, exclusão e alteração de sequências exclusivas.

Objectivos

1º) Minimização de redundâncias e inconsistências;
2º) Facilidade de manipulações do Banco de Dados;
3º) Facilidade de manutenção do Sistema de Informações.

1ª Forma Normal (1FN)

Uma relação está na 1FN se somente todos os domínios básicos contiverem somente valores exclusivos (não contiver grupos repetitivos).

Procedimentos:

a) Identificar a chave primária da entidade;
b) Identificar o grupo repetitivo e remove-lo da entidade;
c) Criar uma nova entidade com a chave primária da entidade anterior e o grupo repetitivo.

A chave primária da nova entidade será obtida pela concatenação da chave primária da entidade inicial e a do grupo repetitivo.

Ex.: Pedido

(numero_pedido; data_pedido; cod_cliente; nome_cliente; endereco_cliente; (codigo_produto; numero_produto; quantidade_produto; preco_produto; total_produto) total_pedido)

Pedido => (numero_pedido; data_pedido; cod_cliente; nome_cliente; endereco_cliente)

Item_Pedido => (numero_pedido; cod_produto; nome_produto; quantidade; preco_produto; total_produto)

Dependência Funcional

Dada uma relação R, o atributo X de R é funcionalmente dependente do atributo X de R se somente se sempre que duas sequências de R combinarem em seus valores de X elas também combinarem no valor de X.

2ª Forma Normal (2FN)

Uma relação R está na 2FN se e somente se ela estiver na primeira e todos os atributos não chave forem totalmente dependentes da chave primária (dependente de toda a chave e não apenas de parte dela).

Procedimentos:

a) Identificar os atributos que não são funcionalmente dependentes de toda a chave primária.
b) Remover da entidade todos esses atributos identificados e criar uma nova entidade com eles.
A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos do qual os atributos removidos são funcionalmente dependentes.

Produto => ( cod_produto, nome_produto, preco_produto)

Dependência Transitiva

Sejam A, B e C três atributos de uma entidade X. Se C depender de B e B depender de A então dizemos que C é transitivamente dependente de A.

3ª Forma Normal (3FN)

Uma relação R está na 3FN se somente estiver na 2FN e todos os atributos não chave forem dependentes não transitivos da chave primária (cada atributo for funcionalmente dependente apenas dos atributos componentes da chave primária ou se todos os seus atributos não chave forem independentes entre si).

Procedimentos:

a) Identificar todos os atributos que são funcionalmente dependentes de outros atributos não chave;
b) Remove-los e criar uma nova entidade com os mesmos.
A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos removidos são funcionalmente dependentes.

Cliente (cod_cliente; nome_cliente; endereco_cliente)
Produto (cod_produto; nome_produto; preco_produto)
Pedido (numero_pedido; data_pedido; ; total_pedido)

Tabelas

Uma base de dados contém uma ou mais Tabelas relacionais. Uma Tabela é uma colecção de informações relacionadas, geralmente organizadas em linhas horizontais e colunas verticais.
É possível comparar as Tabelas com folhas do Excel. Pode-se criar uma folha no Excel, por exemplo, para controlar alunos e inserir o nome de cada um em uma linha separada. Cada categoria de informações de cada aluno é inserida nas várias colunas: o nome, a classe, o número de chamada e assim por diante. Cada conjunto de informações sobre cada aluno aparece em uma linha separada.

Conceitos
Registos e Campos
As tabelas são formadas por registos e os registos são formados por Campos.

Os Campos e seus Tipos de dados
Um tipo de dado define qual o tipo de informações que poderá ser armazenada no campo em questão.
Por exemplo:
Texto – Podem ser escritos letras e números.
Numérico – Só podem ser escritos números, não é aceite letras.
Data – Só é aceite números no formato de data, não podem ser escritos números decimais e nem texto.

Definindo os campos de uma Tabela
Abaixo você tem a definição dos itens da parte superior da janela.
Ao escolher os Tipos de dados para cada campo é apresentado um menu onde você deverá definir o tipo de dado que o campo suportará.

Nome do Campo-Define o nome a ser dado ao campo, por exemplo Classe.
Tipo de Dados-Define o tipo de informações que poderão ser armazenadas neste campo.
Descrição-Permite que seja criada uma descrição sobre a natureza do campo em questão. O Access usa a descrição para a propriedade texto da barra de status em novos formulários, de modo que a descrição aparece na barra de status quando você visualiza dados no formulário.

Tipo de dado
Texto-Textos e os números, como por exemplo nomes e caracteres.
Memorando-Texto e números extensos, como comentários ou explicações; até 32.000 caracteres.
Número-Dados numéricos nos quais você pretende executar cálculos matemáticos, com excepção de cálculos envolvendo dinheiro. Defina a propriedade Tamanho do Campo para definir o tipo de dados “Número” específico.
Data/Hora-Datas e horas. Existe uma variedade de formatos de exibição disponíveis ou pode-se também criar um formato.
Moeda-Valores de moeda. Não utilize o tipo de dados “Número” para valores monetários, porque os números à direita do decimal poderão ser arredondados nos cálculos. O tipo de dados “Moeda” mantém uma precisão fixa.
Auto-Numeração-Um número sequencial exclusivo (incrementado em 1).Este campo será iniciado do número 1 e a cada registo colocado ele aumentará de um em um. Os campos AutoNumeração não podem ser actualizados. Para obter maiores informações sobre, consulte o tópico da propriedade
Contador-Números sequenciais automaticamente inseridos pelo Access. A numeração inicia em 1. É um óptimo campo para chave primária.
Sim/Não-Sim/Não, Verdadeiro/Falso, Ativado/Desativado ou campos que conterão somente um de dois valores.
Objeto OLE-Objectos criados noutros programas com a utilização do protocolo OLE que poderão ser vinculados ou incorporados a um banco de dados do Access através de um controle em um formulário ou relatório.
Assistente de Pesquisa-Cria um campo que permite a você escolher um valor de uma outra tabela ou de uma lista de valores usando uma caixa de combinação. A escolha dessa opção na lista Tipo de Dados inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dados.