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Relatórios

Pode-se utilizar relatórios para apresentar dados impressos. Com um relatório, é possível apresentar as informações de um modo mais resumido do que em um formulário. Por exemplo, você pode incluir totais através de todo um conjunto de registos.
Um relatório se assemelha a um formulário, porém propicia um maior controle sobre a exibição dos dados quando impressos.

A diferença-chave entre formulários e relatórios é o modo como os dados são agrupados. Você agrupa dados em um formulário criando um formulário principal que contenha um subformulário. O formulário principal é baseado em uma tabela ou consulta, e o subformulário se baseia em uma tabela ou consulta relacionada. Em contraposição, você pode agrupar dados em um relatório a partir de uma única tabela ou consulta. A tabela ou consulta, no modo Folha de dados, e o relatório exibem o mesmo conjunto de dados; mas cada um apresentando os dados de modo diferente.

Cabeçalho do Relatório-Aparece apenas uma vez por Relatório. Pode ser usado para imprimir o Logo da empresa ou alguma explicação preliminar.
Cabeçalho de Página-Aparece no topo de todas as páginas. Usados para exibir os nomes das colunas do relatório.
Cabeçalho do grupo-Será exibido no início de cada grupo (quebra). Usado para exibir, por exemplo, o nome de um novo Grupo.
Detalhe É o corpo do relatório. Será exibido para cada registo processado.

Rodapé do grupo-Aparece no final de um grupo de registos. Pode-se utiliza-lo para exibir totais do grupo.
Rodapé da página-Aparece na base de cada página do relatório. Usado para imprimir o nome do relatório e o número da página.
Rodapé do relatório-Aparece apenas uma vez por relatório, no seu final. Usado para exibir Gerais. Ele aparece após o rodapé da última página.

Formulários

Quando você cria um formulário, cria uma forma de comunicação entre você e os dados armazenados no Access. Embora possa criar formulários simples que se parecem muito com os familiares formulários de papel, você pode também melhorar a aparência deles com recursos visuais interessantes – tais como cores e sombras para definir secções diferentes, figuras ou gráficos – e uma grande variedade de controles. Os formulários do Access podem conter botões, listas de selecção, botões de opção e subformulários embutidos que fornecem maior funcionalidade que os típicos de papel.

Exemplo de um formulário

Criando um formulário com a ajuda de um Assistente
O Assistente faz perguntas sobre o formulário que você deseja criar e então cria um formulário baseado nas suas respostas.

Para criar um formulário com a ajuda de um assistente
1. Na janela Banco de Dados, clique sobre o botão Formulários e então escolha o botão Novo.

Aparecerá a caixa de diálogo Novo Formulário na qual você escolherá qual a forma de criação do formulário você deseja usar. Veja ilustração ao lado.
2. Para usar o assistente seleccione a opção Assistente de Formulário.
3. Na caixa que aparece na parte de baixo, clique na setinha para escolher a tabela ou a consulta de origem do formulário.
4. Clique em OK.

Se o Assistente não criar o formulário da maneira desejada, você poderá alterar o formulário manualmente no modo Estrutura, ou poderá utilizar o Assistente novamente e escolher opções diferentes à medida em que responde as perguntas.

Tabelas

Uma base de dados contém uma ou mais Tabelas relacionais. Uma Tabela é uma colecção de informações relacionadas, geralmente organizadas em linhas horizontais e colunas verticais.
É possível comparar as Tabelas com folhas do Excel. Pode-se criar uma folha no Excel, por exemplo, para controlar alunos e inserir o nome de cada um em uma linha separada. Cada categoria de informações de cada aluno é inserida nas várias colunas: o nome, a classe, o número de chamada e assim por diante. Cada conjunto de informações sobre cada aluno aparece em uma linha separada.

Conceitos
Registos e Campos
As tabelas são formadas por registos e os registos são formados por Campos.

Os Campos e seus Tipos de dados
Um tipo de dado define qual o tipo de informações que poderá ser armazenada no campo em questão.
Por exemplo:
Texto – Podem ser escritos letras e números.
Numérico – Só podem ser escritos números, não é aceite letras.
Data – Só é aceite números no formato de data, não podem ser escritos números decimais e nem texto.

Definindo os campos de uma Tabela
Abaixo você tem a definição dos itens da parte superior da janela.
Ao escolher os Tipos de dados para cada campo é apresentado um menu onde você deverá definir o tipo de dado que o campo suportará.

Nome do Campo-Define o nome a ser dado ao campo, por exemplo Classe.
Tipo de Dados-Define o tipo de informações que poderão ser armazenadas neste campo.
Descrição-Permite que seja criada uma descrição sobre a natureza do campo em questão. O Access usa a descrição para a propriedade texto da barra de status em novos formulários, de modo que a descrição aparece na barra de status quando você visualiza dados no formulário.

Tipo de dado
Texto-Textos e os números, como por exemplo nomes e caracteres.
Memorando-Texto e números extensos, como comentários ou explicações; até 32.000 caracteres.
Número-Dados numéricos nos quais você pretende executar cálculos matemáticos, com excepção de cálculos envolvendo dinheiro. Defina a propriedade Tamanho do Campo para definir o tipo de dados “Número” específico.
Data/Hora-Datas e horas. Existe uma variedade de formatos de exibição disponíveis ou pode-se também criar um formato.
Moeda-Valores de moeda. Não utilize o tipo de dados “Número” para valores monetários, porque os números à direita do decimal poderão ser arredondados nos cálculos. O tipo de dados “Moeda” mantém uma precisão fixa.
Auto-Numeração-Um número sequencial exclusivo (incrementado em 1).Este campo será iniciado do número 1 e a cada registo colocado ele aumentará de um em um. Os campos AutoNumeração não podem ser actualizados. Para obter maiores informações sobre, consulte o tópico da propriedade
Contador-Números sequenciais automaticamente inseridos pelo Access. A numeração inicia em 1. É um óptimo campo para chave primária.
Sim/Não-Sim/Não, Verdadeiro/Falso, Ativado/Desativado ou campos que conterão somente um de dois valores.
Objeto OLE-Objectos criados noutros programas com a utilização do protocolo OLE que poderão ser vinculados ou incorporados a um banco de dados do Access através de um controle em um formulário ou relatório.
Assistente de Pesquisa-Cria um campo que permite a você escolher um valor de uma outra tabela ou de uma lista de valores usando uma caixa de combinação. A escolha dessa opção na lista Tipo de Dados inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dados.